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Cabinet infirmier : tout ce qu’il faut savoir pour bien démarrer

30 janvier, 2025

L’installation d’un cabinet infirmier représentent un défi de taille pour les infirmiers et infirmières libérales. Il vous faut non seulement maîtriser votre activité (ce qui est déjà bien ardu en soi vu les changements permanents apportés à la NGAP !) mais aussi porter plusieurs autres casquettes. Celle de patron : de votre propre activité d’infirmier libéral ; celle de gestionnaire : vous devez maîtriser les aspects juridiques et organisationnels de la profession et l’organisation à plusieurs ; celle, enfin, de DRH : et oui, le relationnel, ça sera aussi vous ! Si tout cela ne vous effraie pas, et mieux encore vous donne envie, et si vous êtes désireux d’optimiser votre pratique, voici les points essentiels pour réussir cette entreprise.

Le cabinet infirmier, un pilier stratégique

Les avantages d’un endroit fixe

Le cabinet infirmier occupe une place centrale dans la pratique libérale. C’est à la fois un lieu d’accueil et un espace stratégique pour l’organisation des soins et des tâches administratives. Ce cadre structuré permet non seulement d’améliorer la coordination des interventions et leur fréquence, mais aussi de renforcer la qualité, réelle et perçue, des services et traitements proposés. Pour les professions de santé libérales, avoir un lieu dédié constitue un avantage significatif, permettant de se démarquer des prises en charge exclusivement à domicile et d’instaurer un rapport plus direct et professionnel avec la patientèle.

Idéalement situé, le cabinet infirmier représente pour vous un véritable levier de développement de votre activité. Cela vous offre la possibilité :

• de diversifier les profils de vos patients, attirant aussi bien ceux en quête de consultations rapides que ceux nécessitant des soins techniques plus complexes ou une prescription ;
• de vous libérer de l’exercice des tournées, réduisant ainsi les déplacements inutiles, privilégiant l’intervention sur votre lieu de travail et optimisant l’utilisation des ressources.

Ce cadre structuré répond également aux attentes spécifiques de certaines personnes, notamment ceux qui recherchent un environnement médicalisé pour des raisons de confort, de sécurité, pour un suivi plus rigoureux de leur état de santé, ou tout simplement pour pouvoir sortir de chez eux : et oui, vous êtes parfois la seule personne qu’ils voient pendant la semaine et la seule raison qu’ils ont de sortir de leur domicile !

Un cabinet infirmier fixe contribue à renforcer la visibilité des IDEL dans leurs quartiers, permettant une meilleure intégration dans le tissu social et une plus grande reconnaissance de leur métier. Il vous donne pignon sur rue et peut donc aussi être un facteur d’attractivité pour d’éventuels collaborateurs, remplaçants ou partenaires souhaitant rejoindre une équipe déjà structurée. Enfin, disposer d’un espace adapté favorise une séparation claire entre la vie professionnelle et personnelle, un point crucial pour l’équilibre et le bien-être des infirmières et infirmiers en exercice libéral.

Les critères essentiels pour choisir un local

Le choix du local pour un cabinet infirmier repose sur plusieurs critères stratégiques. Pour être sûr de bien vous lancer, essayez de suivre les recommandations suivantes :

• avoir un localisation optimale : si vous le pouvez, donnez la priorité aux zones sous-dotées, ou déserts médicaux. C’est un problème contre lequel nous luttons en France : Paris, Bordeaux, Marseille ou Nantes les professionnels de santé sont trop nombreux en secteurs urbains et pas assez nombreux à la campagne (et pourtant les demandes se multiplient dans ces secteurs !) De plus, vous installer en zone de revitalisation rurale (ZRR) peut vous faire économiser gros grâce aux diverses aides et exonérations fiscales. Pensez-y !
• être en conformité réglementaire : trouver un local adéquat peut être un parcours du combattant, mais il existe certains critères qui peuvent vous aider à faire le bon choix. Par exemple, veillez à ce que l’endroit choisi respecte déjà les normes PMR (Personnes à Mobilité Réduite) ou les exigences sanitaires spécifiques aux professions médicales. Cela vous évitera de futurs travaux et coûts d’installation supplémentaires.
• prévoir un coût maîtrisé : en parlant de coûts, essayez d’analyser le plus précisément possible les coûts totaux, incluant loyer (et les clauses du contrat de location, on ne sait jamais), charges, travaux d’aménagement et assurances. Une bonne prévision évite bien des surprises !
• garantir l’accessibilité : enfin, privilégiez un lieu bien desservi, doté ou situé à proximité d’un parking ou d’un accès en transports publics.

Un cabinet répondant à ces critères constitue un atout majeur pour la stabilité et la pérennité de l’activité.

Structurer son installation

Les démarches administratives

L’installation en libéral passe par de multiples étapes (on vous dit tout ici si vous êtes avide de détails sur l’installation en tant qu’IDEL) mais voici les principales :

• le choix du statut juridique et fiscal : il vous faudra comparer les avantages des régimes fiscaux micro-BNC et réel pour votre activité, ainsi que des différents types d’entreprise que vous pouvez créer (entreprise individuelle, SISA…) et de leurs obligations comptables. Pas d’inquiétude : si vous vous sentez submergé, nos experts-comptables sont là pour vous aider !
• la déclaration de l’activité : pour dire au monde que vous existez (et accessoirement être en conformité avec la législation en vigueur) effectuez les démarches auprès de l’Urssaf, de l’Ordre National des Infirmiers et de votre ARS (Agence Régionale de Santé) locale pour obtenir les autorisations d’exercer nécessaires.
• la souscription à une RCP : prendre une assurance professionnelle est non seulement indispensable, mais c’est aussi obligatoire ! Protégez votre pratique avec une assurance responsabilité civile professionnelle, votre futur vous vous dira merci !

Une prise en main rigoureuse de tous les aspects administratifs dès le départ vous simplifiera l’organisation (et la vie !) à long terme.

Le matériel requis

Le bon fonctionnement d’un cabinet infirmier repose sur des compétences techniques en béton, des supers collègues… et un équipement adéquat, évidemment. Ne négligez pas cet aspect par souci d’économie, surtout que l’argent que vous investissez dans votre activité pro est déductible de vos impôts ! Voici les principaux postes de dépenses à considérer :

• le mobilier professionnel : comme une table d’examen ergonomique et des rangements adaptés en salle de soin ;
• des outils numériques performants : tels qu’un ordinateur, un smartphone, un lecteur de cartes Vitale, et un bon logiciel de facturation pour un suivi administratif fluide et sans stress. Personnellement, on vous conseille Albus, pour nous ce sont les meilleurs 😉 ;
• une ambiance accueillante : ça peut paraître dérisoire, mais investir dans une décoration apaisante peut grandement améliorer l’expérience des patients (qui vont devoir à un moment ou à un autre attendre que vous soyez disponible !)

Ces éléments contribuent grandement à la qualité de vos soins et à la satisfaction de votre patientèle.

Le quotidien du cabinet infirmier

Comptabilité et optimisation fiscale

Et oui, vous ne pouvez pas y échapper ! Une bonne connaissance de l’état de vos finances est cruciale pour maintenir votre activité en bonne santé. Voici notre check-list :

• optez pour des outils numériques : c’est non seulement plus pratique, mais aussi obligatoire pour protéger les données médicales et personnelles de chacun (la fameuse loi RGPD de 20218). Utilisez un logiciel adapté pour simplifier le suivi de vos patients, mais aussi pour maîtriser vos recettes et dépenses.
• pratiquez l’anticipation fiscale : attendre jusqu’au dernier moment pour faire vos déclarations ou réunir les fonds nécessaires, ça a un nom : la procrastination. Alors certes, vous n’êtes pas seul dans ce cas : selon plusieurs études, la majorité des Français déclarent procrastiner au moins une heure par jour. Ce n’est cependant pas une raison pour vous laisser aller (en vrai, la procrastination est plutôt associée à une perte de temps, une baisse de la productivité et une augmentation du stress…) Épargnez-vous donc ça et pensez à mettre de l’argent de côté mensuellement pour éviter les tensions de trésorerie au moment de payer vos impôts..
• organisez-vous pour un suivi rigoureux : conservez tous les justificatifs et planifiez des rendez-vous réguliers avec votre expert-comptable si vous en avez un. Notez systématiquement toutes vos recettes (honoraires, remboursements) et vos dépenses (fournitures, déplacements, assurances) dans un livre numérique dédié. Cela vous permettra de suivre vos flux financiers de manière claire et organisée.

Une comptabilité bien tenue est un facteur clé de durabilité pour votre activité libérale.

Fidéliser les patients de votre cabinet infirmier

Vous le savez, une bonne relation avec votre patientèle repose sur trois piliers :

• l’empathie et la communication : privilégiez une approche humaine et personnalisée pour instaurer une relation de confiance. La transparence, l’écoute active et des paroles positives peuvent fidéliser votre patient en lui donnant le sentiment d’être écouté et compris. Si vous le souhaitez, vous pouvez aussi mettre en place un accueil physique et téléphonique à l’entrée du local ou en salle d’attente : cela permettra de centraliser les appels et renforcera votre image de professionnel de santé. Enfin, n’oubliez pas les petits cadeaux patients en fin d’année : c’est déductible de votre compta pro, ça fidélise et ça fait toujours plaisir !
• l’efficacité organisationnelle : adoptez des agendas intelligents et des rappels automatisés pour éviter les oublis. Vous éviterez ainsi que vos patients n’attendent trop longtemps, ou qu’ils vous posent un lapin, et assurerez une meilleure rentabilité de votre temps de travail.
• la visibilité locale : en tant qu’IDEL, votre communication doit informer sur tous vos domaines de compétence sans être perçue comme de la promotion commerciale. En effet, cela n’est pas autorisé et peut être sanctionné. Intégrez-vous dans votre quartier en publiant jusqu’à deux articles dans la presse locale pour annoncer votre installation, et en participant aux associations locales pour créer des liens avec la communauté. Vous pouvez aussi imprimer des cartes de visite, et les distribuer à vos patients et aux professionnels de santé avec lesquels vous collaborez. Enfin, pour étendre votre réseau et vous faire connaître, pensez à vous présenter aux collègues, médecins et pharmaciens de votre commune pour établir des collaborations. Vous pouvez même les convier à un déjeuner pour faire plus ample connaissance ! Il s’agit d’un repas pro qui sera 100% déductible de votre compta.

En cultivant une image professionnelle et humaine, votre cabinet devient un acteur incontournable dans son secteur.

Votre cabinet infirmier : vers la réussite !

Créer et gérer un cabinet infirmier requiert donc une approche méthodique et stratégique, mais c’est avant tout un fabuleux projet au service de la santé et du soin des autres. Avec une solide organisation et un accompagnement adapté. les IDEL peuvent naviguer sereinement dans les méandres administratifs et fiscaux tout en se concentrant sur leur mission principale : offrir des soins de qualité et améliorer la santé de leurs patients. Si vous souhaitez vous lancer mais que vous ne savez pas par où commencer, n’hésitez pas à demander de l’aide à des professionnels : les experts-comptables de Comptasanté seront ravis de vous aider !

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