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L’emploi d’un salarié quand on est pro de santé : mission impossible ?

6 mars, 2025

Pourquoi (et comment) embaucher un salarié quand on est pro de santé ?Vous pensiez que la comptabilité et l’administratif étaient les deux monstres cachés sous le lit de tout professionnel de santé libéral ? Eh bien, spoiler alert : embaucher un salarié peut sembler leur tenir compagnie… Mais rassurez-vous, on est là pour vous donner la lampe torche et vous prouver que ce n’est pas si effrayant ! Il faut juste avoir la bonne information, respirer profondément et demander conseil si besoin.

Que vous soyez médecin, kiné, infirmier ou autre professionnel de santé libéral, embaucher un travailleur peut vous soulager sur bien des aspects : travail de secrétariat, assistance, gestion administrative… Encore faut-il savoir comment s’y prendre sans se noyer dans un océan de paperasse !

Bonne nouvelle : il existe deux solutions principales pour simplifier votre emploi d’un salarié : le TESE (Titre emploi service entreprise), une solution ultra-simplifiée gérée par l’Urssaf, et l’embauche en direct, avec l’accompagnement d’un cabinet social, pour un travail plus personnalisé.

Voyons ensemble comment faire le bon choix et naviguer en toute sérénité dans le monde (pas si terrifiant) des employeurs !

Devenir employeur d’un salarié : ce qu’il faut savoir avant de se lancer

Pourquoi embaucher un salarié quand on est libéral ?

Vous aimez travailler seul ? On vous comprend bien : le travail en solitaire a bien des avantages. Cela dit, à un moment donné, on peut vite se retrouver submergé par les tâches administratives et logistiques. Entre la gestion des rendez-vous, la visite surprise d’un patient, les collègues à rappeler, la formation continue, la paperasse qui s’accumule et les contraintes administratives, la charge devient parfois trop lourde. C’est là que la création d’un poste dans votre structure peut faire toute la différence.

Voici quelques bonnes raisons d’envisager l’embauche de quelqu’un pour vous aider :

• Gagner du temps : le travail d’un assistant ou d’une secrétaire peut vous décharger des tâches chronophages et à faible valeur ajoutée, comme la prise de rendez-vous, l’accueil des patients et la gestion des dossiers médicaux (classement, organisation, archivage). C’est particulièrement utile si vous êtes médecin, kinésithérapeute, ostéopathe ou orthophoniste par exemple. Ainsi, vous pouvez vous concentrer sur ce qui vous importe le plus : soigner la maladie.
• Améliorer votre qualité de vie : en tant qu’employeur, en déléguant certaines missions, vous pourrez souffler un peu et retrouver un meilleur équilibre entre votre vie professionnelle et votre vie personnelle, qui est parfois un peu mise à mal.
• Offrir un meilleur service à vos patients : une organisation fluide permet de réduire l’attente et d’optimiser la prise en charge des patients, ce qui est toujours un plus pour votre réputation. Un patient heureux = un pro de santé détendu, c’est simple.

Cependant, on se doit quand même d’être honnête avec vous, devenir employeur implique aussi certaines contraintes :

• Un coût supplémentaire : outre le salaire, il faut prévoir les charges sociales, les cotisations et les frais de gestion.
• Des obligations légales : formalisation du contrat, respect des normes de sécurité, suivi de sa visite médicale annuelle, gestion des arrêts de travail… Il y en a pas mal !
• Des responsabilités accrues : évidemment, on ne vous souhaite rien de la sorte, mais mieux vaut être préparé en cas de problème inopiné. Accident du travail, litige ou inaptitude, vous êtes le responsable légal et allez devoir gérer ces imprévus (ô joie !)

Quel type de salarié recruter, pour quelles missions et comment ?

Votre choix dépend bien sûr de vos besoins. Voici quelques profils que vous pourriez envisager d’embaucher :

• Un secrétaire médical : cette personne est spécialement formée pour se charger de la gestion des rendez-vous, des appels téléphoniques, de la mise à jour des dossiers patients et de l’organisation du planning.
• un assistant médical : un véritable bras droit qui peut vous aider à préparer les soins avant chaque visite de patient, gérer le matériel, organiser et ranger votre cabinet ou lieu de travail et accomplir certaines tâches administratives. Cette personne peut aussi être d’une grande aide dans la prévention médicale auprès de votre patientèle.
• un aide-soignant ou infirmier en salariat : c’est l’idéal pour échanger vos avis sur le suivi médical de vos patients, mais également pour partager la charge de travail si vous avez une patientèle conséquente.

Côté type de poste, vous avez plusieurs options : CDI, CDD, temps partiel ou temps plein. Attention toutefois, le code du travail encadre strictement ces embauches et certaines règles doivent être respectées scrupuleusement, notamment :

• le respect du Code du travail : chaque embauche doit être conforme aux dispositions légales en matière de contrats, durée de travail et rémunération minimale. Ça évite une mauvaise surprise en cas de visite de l’Inspection du Travail.
• la formalisation du contrat : un contrat écrit précisant les conditions de travail, la rémunération et les obligations des deux parties est obligatoire. C’est un peu de travail au départ, mais cela vous protège, vous et votre salarié.
• la déclaration préalable à l’embauche (DPAE) : cette déclaration auprès de l’Urssaf est indispensable avant l’arrivée du salarié.
• le respect des obligations sociales : comme l’affiliation du salarié à la Sécurité sociale, cotisations aux organismes sociaux et suivi des obligations en matière de médecine du travail.
• le temps de travail et la rémunération : il vous faut évidemment respecter les règles en termes de durées maximales de travail, de temps de repos et du salaire minimum légal ou conventionnel.
• les conditions de rupture du contrat : en cas de fin de contrat, les procédures spécifiques doivent être suivies scrupuleusement (licenciement, rupture conventionnelle, préavis, indemnités de fin de contrat, etc.)

Ces règles garantissent une embauche en toute légalité et évitent les éventuels litiges avec le salarié ou l’administration. Si vous pensez déjà que tout ça, c’est trop pour vous, n’hésitez pas à demander de l’aide : des cabinets spécialisés peuvent vous épauler dans toutes ces démarches, dont Comptasanté !

Gérer la paie et les obligations administratives de son salarié

Les obligations comptables et sociales de l’employeur

Surprise ! Dès que vous embauchez un salarié, vous êtes soumis à des obligations comptables supplémentaires précises (on adore.) Cela passe notamment par deux comptes spécifiques :

• Compte 641 – Rémunérations du personnel : Il regroupe non seulement les salaires nets versés aux employés, mais aussi les primes, gratifications et autres avantages en nature. C’est ici que sont comptabilisés les acomptes, les avances et le prélèvement à la source de l’impôt sur le revenu.
• Compte 645 – Charges sociales : Ce compte centralise toutes les cotisations patronales et salariales dues aux organismes sociaux (Urssaf, caisses de retraite, mutuelle, prévoyance). Les contributions aux assurances chômage, formation professionnelle et autres obligations y figurent également.

En plus de cette comptabilité détaillée, plusieurs déclarations doivent être effectuées régulièrement :

• la Déclaration Préalable à l’Embauche (DPAE) : elle est à transmettre à l’Urssaf avant l’arrivée du salarié et formalise officiellement l’embauche.
• l’affiliation aux organismes sociaux : cela comprend l’inscription du salarié à une mutuelle (obligatoire), à une caisse de retraite complémentaire et, selon les cas, à une prévoyance spécifique.
• la Déclaration Sociale Nominative (DSN) : elle doit être envoyée chaque mois (au plus tard le 15 du mois suivant) et permet de transmettre automatiquement les informations liées aux salaires et aux cotisations aux organismes sociaux.
• la gestion des risques professionnels : et oui, comme n’importe quelle entreprise, un employeur doit mettre en place des mesures de prévention et de sécurité pour limiter les accidents du travail et les maladies professionnelles. Il peut également être soumis à l’obligation de rédiger un document unique d’évaluation des risques professionnels (DUERP).

Ces démarches sont cruciales et demandent une rigueur comptable et administrative que malheureusement peu de professionnels de santé ont le temps de gérer. C’est là qu’un cabinet d’experts-comptables comme Comptasanté intervient : il assure le suivi des écritures comptables, la transmission des déclarations sociales et fiscales, et vous aide à optimiser les coûts liés à l’emploi de votre salarié tout en restant en conformité avec la réglementation en vigueur.

Gérer les absences, la médecine du travail et la fin du contrat

En plus de tout cela, qui concerne plutôt le début et le quotidien de votre salarié, en tant qu’employeur, vous devez également assurer un suivi de ses absences et de ses obligations médicales :

• les visites médicales obligatoires : à l’embauche, périodiques ou après un arrêt maladie, ces examens sont essentiels pour s’assurer de l’aptitude du salarié à occuper son poste.
• la gestion des arrêts de travail : vous êtes en charge de la déclaration de tout arrêt auprès de la Sécurité sociale et, dans certains cas, d’assurer un maintien de salaire.
• les modalités de fin de contrat : qu’il s’agisse d’une démission, d’une rupture conventionnelle, d’un licenciement ou d’un reclassement en cas d’inaptitude, chaque situation implique des procédures spécifiques et des indemnités potentielles.

🔥 Bonne nouvelle : il existe des solutions pour déléguer cette charge administrative à des professionnels. Un cabinet spécialisé peut effectivement vous accompagner dans ces démarches pour éviter toute erreur et vous assurer une gestion fluide et conforme aux obligations légales. On vous en parle plus bas.

Deux solutions pour embaucher : TESE ou embauche en direct

Le TESE : embaucher en mode simplifié

Le TESE (Titre emploi service entreprise) est un dispositif proposé par l’Urssaf pour simplifier au maximum la gestion des employés. Grâce à ce système, vous n’avez plus besoin de jongler entre différentes déclarations, tout est automatisé sur une plateforme en ligne. Vous ne pensiez pas qu’on puisse un jour dire ça, et pourtant : merci l’Urssaf !

✅ Avantages :

• Simplification maximale des démarches administratives : plus besoin de rédiger de contrat complexe ni de gérer les déclarations sociales : c’est l’Urssaf qui s’en charge.
• Pas besoin d’une comptabilité compliquée pour la gestion sociale : l’Urssaf s’occupe directement des calculs et paiements des cotisations sociales.
• Accès à un bulletin de paie automatisé, généré chaque mois : le salarié reçoit son bulletin de salaire directement via la plateforme TESE, vous n’avez pas besoin de l’éditer à chaque fin de mois. Un sacré gain de temps dans l’aménagement de votre emploi du temps !
• Déclarations automatisées : la Déclaration Sociale Nominative (DSN) et le prélèvement à la source sont pris en charge automatiquement.

❌ Inconvénients :

• Moins de flexibilité sur certains types de contrats : le TESE est principalement conçu pour les CDD et CDI à temps complet ou partiel. Si vous souhaitez recruter avec un autre type de contrat, mieux vaut choisir une autre solution.
• Principalement adapté aux petites structures avec un nombre restreint de salariés : un employé individuel, ok. Mais si votre activité se développe rapidement et que vous voulez embaucher plus de travailleurs, la gestion via TESE peut vite devenir limitée.
• Moins de personnalisation des bulletins de paie : certaines spécificités liées aux conventions collectives ne sont pas toujours bien prises en compte.

En bref, le TESE est une solution simple à une situation simple. Plus votre activité s’étend et se complexifie, moins il est optimal.

L’embauche en direct avec un cabinet social : plus de liberté, mais aussi plus de gestion

Si vous souhaitez garder un maximum de contrôle sur votre embauche, la solution classique reste de passer par un cabinet social. Mais (on vous entend déjà) qu’est-ce qu’un cabinet social exactement ?

Alors un cabinet social, c’est une structure spécialisée qui accompagne les entreprises. C’est un peu comme Comptasanté : nous sommes des comptables spécialistes des métiers de la santé. Et bah le cabinet social, c’est pareil : il est composé de gestionnaires spécialisés dans l’accompagnement des employeurs. Ça vaut le coup de lui rendre une petite visite, car son rôle principal est de gérer toutes les démarches administratives, comptables, sociales et légales liées à l’emploi d’un ou plusieurs salariés. Le cabinet social a toujours la bonne information, et vous la délivre sans délai. Cela inclut :

• la gestion des bulletins de paie : on calcule pour vous le salaire, les cotisations sociales, les congés payés, etc. ;
• les déclarations obligatoires : votre conseiller se charge pour vous de la DSN, de la DPAE, et de l’affiliation du salarié aux caisses de retraite et mutuelles ;
• le respect du droit du travail : le cabinet vous conseille sur les contrats, les obligations légales ou encore la convention collective applicable ;
• la gestion de l’absence et de l’arrêt maladie : c’est aussi lui qui se charge du suivi des arrêts de travail, de la gestion de l’indemnité journalière et du maintien de salaire.
• l’accompagnement en cas de rupture de contrat : enfin, en cas de litige, il s’occupe pour vous de la procédure de licenciement ou de rupture conventionnelle, et du calcul des indemnités de fin de contrat.

En résumé, un cabinet social est un véritable allié pour simplifier la gestion administrative d’un salarié et éviter les erreurs qui pourraient vous coûter cher en cas de contrôle. Ça joue aussi pas mal en faveur de votre propre état de santé mentale…

👌 Bon à savoir : cette solution est certes plus complète, mais elle demande un investissement plus important en temps et en suivi de votre part, donc à méditer.

Embaucher un salarié, mission impossible ? Pas du tout !

On espère que maintenant, vous l’avez compris : embaucher un salarié en tant que professionnel de santé libéral, c’est possible et pas aussi compliqué qu’on le croit ! C’est un peu comme ajouter une nouvelle corde à son arc : ça demande un petit effort au départ et un bon examen de votre situation initiale, mais ça peut changer la donne sur le long terme. Que vous optiez pour le TESE ou l’embauche classique en fonction de vos besoins et du niveau d’accompagnement souhaité, l’essentiel est de bien anticiper et de vous entourer des bonnes personnes pour éviter les pièges administratifs.

Si vous sentez que cette façon de travailler va trop vous en demander, mais que vous avez besoin d’un salarié, faites-vous accompagner par un expert-comptable spécialisé en santé… comme Comptasanté !

5 questions-réponses pour résumer l’emploi d’un salarié par un pro de santé

Combien coûte réellement l’embauche d’un salarié en libéral ?

Le coût ne se limite pas au salaire brut. Il faut ajouter environ 40 à 45 % de charges patronales, ainsi que d’éventuels frais annexes (formation, matériel, mutuelle, etc.).

Puis-je embaucher un salarié à temps partiel ?

Oui, c’est une option intéressante pour limiter les coûts tout en bénéficiant d’un soutien ponctuel. Attention toutefois à respecter les durées minimales prévues par la loi.

Comment gérer la paie et les obligations sociales sans se compliquer la vie ?

Deux options : le TESE (qui automatise la gestion via l’Urssaf) ou faire appel à un cabinet comptable spécialisé comme Comptasanté pour éviter les erreurs.

Est-il obligatoire de proposer une mutuelle à mon salarié ?

Oui, en tant qu’employeur, vous avez l’obligation de proposer une mutuelle collective à votre salarié, sauf s’il justifie d’une dispense (ex. : mutuelle obligatoire du conjoint).

Que se passe-t-il si mon salarié tombe malade ?

En cas d’arrêt maladie, vous devez maintenir une partie du salaire selon la convention applicable. La Sécurité sociale et la prévoyance prennent ensuite le relais selon les conditions prévues.

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