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La gestion de votre cabinet au quotidien ne doit pas virer au cauchemar. Aussi vous faut-il un outil efficace s’adaptant à votre activité en libéral. L’idéal consiste à faire le choix le plus adapté et donc de bien définir vos besoins en fonction de vos exercices professionnel au quotidien. Quelle que soit la politique commerciale des éditeurs de ces logiciels, chaque solution vous garantit le respect de toutes les obligations légales : protection des données santé des patients, lecteur carte vitale mobile, SCOR, télétransmission, … Alors comment se décider ? Comptasanté vous dit tout pour prendre votre décision en toute sérénité.
Pourquoi êtes-vous devenu kiné libéral ? A cette simple question, vous allez répondre, à l’instar de bien d’autres professionnels de santé en général et de masseurs kinésithérapeutes en particulier : par vocation. Pourtant, ils sont nombreux les kinés libéraux à revendiquer pour de meilleures conditions de travail. Il ne s’agit pas de se concentrer sur les soins à prodiguer aux patients. Le plus souvent, les récriminations des kinés libéraux se concentrent sur la « gestion administrative » de leur exercice professionnel.
Entre la facturation – il faut alors comprendre les mystères d’une Nomenclature Générale des Actes Professionnels (NGAP) parfois obscure et complexe – et le suivi des remboursements – rejets Noémie, remboursement des mutuelles, impayés, … -, entre la gestion rigoureuse de son emploi du temps et la nécessité d’une comptabilité rigoureuse, les « tâches administratives » complexifient le quotidien de tout cabinet de kinésithérapie. Vous en connaissez déjà les conséquences : des journées à rallonge, une vie personnelle ayant tendance à se détériorer, une charge mentale grandissante, …. Cela explique en partie, qu’en 2020, une étude soulignait que moins d’un kiné libéral sur deux (48 %) affirmait avoir trouvé l’équilibre entre vie perso et activité professionnelle. Plutôt que de se lamenter, vous souhaitez trouver des réponses et des pistes d’amélioration : le choix d’un logiciel kiné adapté s’impose alors.
Pour gagner en efficacité au quotidien, plusieurs aspects doivent être pris en compte. A vous de définir vos priorités, après tout c’est bien VOTRE quotidien, que vous souhaitez optimiser :
Si les kinésithérapeutes tirent satisfaction de leur relation avec chaque patient, chaque masseur kinésithérapeute se doit donc d’optimiser cette relation. Un logiciel kiné représente la solution idéale, puisqu’il va permettre de rassembler les données et informations de chaque patiente et patient dans un dossier patient facilement accessible. Pratique, ce dossier patient contribue à l’amélioration des conditions d’exercice pour les masseurs kinésithérapeutes. Mais ce dossier patient doit se doubler d’une autre fonctionnalité toute aussi essentielle : l’agenda du kinésithérapeute (ou du cabinet). La prise de rendez-vous doit être simple, rapide et intuitive, avec la possibilité d’une prise de rendez-vous directement en ligne. Le professionnel de santé doit pouvoir accéder simplement à ces informations.
La facturation des soins figure parmi les tâches les plus chronophages pour le kinésithérapeute. Le logiciel kiné doit donc satisfaire à toutes les obligations qui vous sont faites. Ainsi, l’application devra être dotée d’un lecteur de carte vitale pour permettre la télétransmission et répondre aux exigences SCOR (SCOR un acronyme pour Scannérisation des ordonnances). La solution choisie assure la création et la télétransmission automatique de vos feuilles de soins électroniques (FSE). In fine, c’est donc un gain d’efficacité dans la gestion des remboursements (Assurance Maladie) et des paiements (Patient). Selon l’offre retenue, cette solution pourra vous aider et vous accompagner dans le calcul des actes, la facturation d’actes HN (hors nomenclature, …), …
Il vous faut pouvoir interagir rapidement et efficacement avec les autres membres de votre cabinet de kinésithérapeutes, avec vos patients, ou avec d’autres professionnels de santé. La solution retenue peut vous offrir le service d’une messagerie sécurisée de santé (MMS), un incontournable ne serait-ce pour se connecter au dossier santé en ligne de chaque patient.
Certaines solutions proposent un module comptabilité ou intègre la possibilité de se lier automatiquement à votre logiciel de comptabilité. Cela pourra vous simplifier le suivi de la facturation, avec éventuellement la gestion des impayés et/ou des retards de paiement, mais cela pourra également permettre de gagner du temps en automatisant le calcul des rétrocessions.
Tous les masseurs kinésithérapeutes ont des besoins différents. Si certaines fonctionnalités apparaissent comme incontournables (lecteur carte vitale, télétransmission, …), d’autres peuvent être délaissés ou au contraire prisés par d’autres (gestion du télésoin et de la téléconsultation, prise de rendez-vous possible directement en ligne, …). Il vous convient donc dans un premier temps de rechercher l’offre la plus pertinente et la plus adaptée en fonction de vos besoins.
D’autres aspects et d’autres informations sont à prendre en compte.
Les utilisateurs de ce service retenu peuvent être nombreux, à commencer par chaque kinésithérapeute de votre cabinet). Aussi, la synchronisation et le partage des données figurent parmi les aspects fondamentaux si vous souhaitez une solution réellement efficace.
Ces mêmes utilisateurs doivent pouvoir accéder aux données, au dossier et aux informations depuis n’importe quel support. Un support traditionnel (ordinateur de bureau, …) ou mobile (Smartphone, tablette, …). Mais traditionnel ou mobile, le support peut aussi se différencier par son système d’exploitation (Android, iOs, …). Les utilisateurs doivent donc pouvoir utiliser ce logiciel kiné depuis n’importe quel support.
L’installation de la solution doit être non seulement facile mais aussi rapide. Elle doit vous garantir de l’opérationnalité de chaque fonctionnalité de manière immédiate (télésoin, téléconsultation, télétransmission, …). Pour profiter au mieux de ces fonctionnalités, il vous faut également une formation dédiée aux utilisateurs. Ces formations sont proposées par le service client de chaque éditeur de ces logiciels et autres applications. Au-delà des formations proposées, il vous faudra enfin vous renseigner sur la facilité de joindre l’assistance du service client en cas de problèmes. Une assistance, qui doit être rapide et efficace, quelle que soit la forme utilisée (assistance web, téléphonique, …)
Il existe de nombreuses solutions différentes : Vega, Topaze, … L’offre va varier d’un éditeur à un autre et selon la politique décidée par le service client de chacun des éditeurs, vous pourrez alors vous appuyer sur le tarif pour compléter les informations nécessaires à votre prise de décision. En revanche, n’oubliez pas votre but prioritaire : vous simplifier le quotidien. L’offre la plus économique ne représente peut-être pas la réponse la plus adaptée. Alors, laissez-vous guider par les 3 conseils incontournables pour tous les kinés :
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