Les étapes clés pour réussir sa clôture comptable
La fin d’année arrive avec son lot de bonnes nouvelles mais aussi le rapprochement d’une échéance moins réjouissante en apparence : la clôture comptable. Rassembler les justificatifs de toutes les transactions financières et bancaires, suivre le processus étape par étape pour élaborer les rapports, les états nécessaires, vérifier la qualité et la précision de toutes les données enregistrées, … Cela ne doit pas gâcher cette période festive qui s’annonce, alors Comptasanté vous propose de faire le point pour assurer l’optimisation de ce processus qui commence.
La clôture comptable : Quoi ? Pour qui ? Pourquoi ?
En matière d’obligations comptables et plus généralement de comptabilité au quotidien, tous les professionnels libéraux ne sont pas égaux. Vous connaissez la nature de votre exercice, puisque par définition, vous êtes considérés comme une profession libérale réglementée (dès lors que vous êtes soumis à un Ordre professionnel). Cette qualification n’implique pas d’obligations comptables spécifiques, à l’inverse de votre statut et de votre régime fiscal.
Médecin, infirmier, masseur-kinésithérapeute, …, vous pouvez exercer à titre individuel ou préférer l’exercice sous forme sociétaire. A titre individuel, vous pouvez être soumis au régime fiscal du micro-BNC (Bénéfices Non Commerciaux), qui vous dispense de bien des obligations comptables. Votre seule obligation consiste alors à tenir un livre journal recettes. Vous pouvez également être soumis au régime normal ou régime de la déclaration contrôlée, impliquant la tenue d’une comptabilité de trésorerie et d’une clôture comptable. Enfin, dès lors, que vous avez choisi de créer une société, il vous est obligatoire de clôturer votre exercice avec la production des comptes annuels (ces comptes doivent, dans certains cas, être publiés et transmis aux autorités compétentes)
A retenir !
Pour vous faciliter la compréhension, vous êtes tenus de réaliser une clôture comptable sauf si vous exercez à titre individuel sous le régime micro-BNC.
Pourquoi la clôture comptable est importante pour votre activité ?
Vous n’êtes pas à l’aise avec ces appellations (comptes annuels, clôture comptable, rapprochements et écarts, exercice, …) alors Comptasanté vous accompagne pour tout comprendre. Votre clôture comptable consiste à définir votre situation à une date donnée, la fin de votre exercice comptable (31 décembre). Il vous faut donc réunir l’ensemble des documents, vérifier l’exhaustivité des écritures comptables pour définir l’actif, le passif, la trésorerie, …
Cela vous permet donc d’identifier précisément votre situation financière sous la forme d’un tableau. Notez, que si cette clôture comptable représente une obligation légale, elle constitue également un outil efficace pour piloter plus efficacement votre activité. Les rapports et les états financiers constituent des documents précieux pour envisager vos prochaines dépenses, estimer votre capacité à investir, …
Les experts-comptables de Comptasanté peuvent ainsi vous conseiller et vous guider pour prendre les meilleures décisions.
Le saviez-vous ?
Votre clôture comptable peut également servir pour dresser le bilan d’ouverture du prochain exercice.
Comment réussir sa clôture comptable ?
Il faut maintenant plonger dans le vif du sujet et vous préparer à cette obligation comptable récurrente. Relevant du régime des Bénéfices non commerciaux (BNC), votre exercice comptable dure 12 mois et se termine nécessairement le 31 décembre de chaque année. (Pour le premier exercice, la durée de ce dernier peut être supérieur sans toutefois excéder 24 mois). Vous connaissez donc déjà la date à laquelle vous devez effectuer cette obligation et produire notamment votre compte de résultat. Si cette obligation légale pour votre service comptabilité est annuelle, rien ne vous dispense de prévoir une clôture mensuelle voire trimestrielle. C’est une des bonnes pratiques pour l’optimisation de cette étape essentielle. Nous y reviendrons ci-dessous.
Les grandes étapes de cette clôture doivent être respectées pour un bilan en toute sérénité, à savoir :
L’établissement du solde des comptes (produits et charges) : Votre compte de résultat est arrêté à la date fatidique, permettant de totaliser l’ensemble de l’actif et du passif de votre entreprise.
La date de clôture marque la fin des écritures dans les comptes du grand-livre et plus généralement de toutes les écritures comptables dans vos différents journaux.
Un inventaire peut s’imposer si vous disposez d’un stock le nécessitant. Il sera impératif pour pouvoir vérifier votre balance comptable afin qu’elle soit définitive,
L’élaboration des documents comptables obligatoires, qui peuvent varier en fonction de la nature de votre société d’exercice (bilan, compte de résultat, annexe comptable, liasse fiscale, fichier des écritures comptables (FEC), …)
Procéder aux déclarations et aux communications à l’administration fiscale (là-encore, la liste des pièces à fournir peut varier en fonction de la forme sous laquelle vous exercez).
Le conseil Comptasanté
Pour optimiser et rationaliser la clôture comptable, l’anticipation reste le maitre mot. Alors, l’organisation d’un planning (quels documents rassembler ? Quels rapports produire ? Qui a la charge de quoi ? …) vous facilitera grandement les choses.
Checklist pour des états et des rapports plus faciles à produire
La clôture comptable reste une étape essentielle et fondamentale pour la bonne tenue de votre comptabilité. Les états et rapports doivent s’appuyer sur des données financières notamment dont la fiabilité et la précision doivent être garanties. Cela doit mobiliser l’ensemble de l’équipe tout au long de l’exercice et non pas le seul pôle comptabilité au moment de l’étape finale. Les bonnes pratiques en matière de gestion financière et de comptabilité sont à respecter tout au long de l’année.
L’analyse des écarts, le rapprochement des données bancaires, la conservation de toutes les factures et des justificatifs de toutes les transactions, … Autant de bonnes pratiques au quotidien qui vont faciliter cette clôture comptable le moment venu. Le contrôle du respect de ces bonnes pratiques contribue à l’optimisation de ces étapes dédiées à la clôture fiscale. D’autant plus que certaines étapes peuvent bénéficier aujourd’hui, avec les outils innovants, d’une automatisation qui ne doit pas empêcher le contrôle.
La clôture mensuelle de vos comptes peut être un levier pour assurer cette optimisation. Le processus est identique à la clôture annuelle. En revanche, puisqu’elle n’est pas obligatoire (aux termes des obligations fiscales et comptables), cette clôture mensuelle se révèle donc moins contraignante. En revanche, elle vous assure de pouvoir effectuer un contrôle à la fin de chaque mois : rapprochement des données bancaires, états et rapports pour disposer des données financières actualisées, analyse des éventuels écarts, identification des erreurs éventuelles commises, …
Enfin, cela nécessite également de personnaliser cette checklist des bonnes pratiques à votre situation personnelle. Vous pouvez être équipés de logiciels de comptabilité, être connectés à une plateforme de comptabilité en ligne, être assistés d’un expert-comptable dédié, … De l’enregistrement des factures à la comptabilisation des dépenses, la qualité de votre gestion au quotidien vous protège des erreurs récurrentes et va alléger votre charge de travail en fin d’année.
Le conseil Comptasanté
Avec chaque rapport sur la gestion de votre entreprise, la clôture comptable représente également l’occasion de faire le point sur vos projets et d’envisager d’éventuelles évolutions. Faites de votre clôture comptable un élément essentiel à votre développement.
Obligation légale, la clôture comptable ne doit donc pas être synonyme de stress et d’angoisse. Bien au contraire, anticipez cette étape essentielle à une gestion saine et profitez de cette occasion pour envisager l’avenir plus sereinement. Expert-comptable dédié aux professionnels de santé, Comptasanté vous accompagne et vous guide en cette fin d’année comme dans votre quotidien. Parce que nos clients restent avant tout des partenaires, nous vous facilitons la tâche et allons vous faire changer d’avis sur vos obligations en matière de comptabilité. Chiche !
