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Vous souhaitez changer de comptable. La rupture du contrat vous liant à votre futur ancien expert doit être réalisé dans les meilleures conditions. Par définition, un expert comptable gère de nombreux clients, de la petite et moyenne entreprise à la société internationale. Aussi, vous faut-il trouver un nouvel expert, qui soit connaisseur et même spécialiste de la comptabilité des professions libérales de santé. Comptasanté vous aide donc à bien gérer ce changement : la mission de gestion de la comptabilité va être confiée à un nouveau prestataire. Comment réussir ce changement sans qu’il ne vous pénalise ?
Avouez-le, la comptabilité fait partie des points noirs, que vous citez quand on vous interroge sur les tracas et les difficultés rencontrées au quotidien … 😉 Et cela apparaît naturel. Vous avez été formé pour prendre soin des autres. Que vous soyez masseur-kinésithérapeute, médecin ou infirmière, votre vocation consiste à soigner, aider, accompagner les patients. Alors les questions de chiffres et de compta, cela vous semble obscur et bien éloigné de votre cœur de métier.
Pourtant, la tenue et la gestion de votre comptabilité s’impose comme essentielle ne serait-ce que pour la pérennité de votre activité, mais aussi pour votre tranquillité au quotidien. Quels documents conserver ? Que montant d’honoraires inscrire sur votre déclaration 2035 ? Quels frais sont considérés comme des charges professionnelles ? … Toutes ces questions (et bien d’autres) méritent des réponses précises. En outre, en cours d’année, des évolutions réglementaires ou législatives peuvent venir modifier les règles applicables. Vous ne pouvez pas mener une double carrière : celle d’un professionnel de santé et une seconde de comptable… 🙂
Logiquement, cela explique que vous avez choisi un accompagnement par un professionnel compétent et efficace. Un comptable ou un expert-comptable, un cabinet compta en ligne ou un cabinet à proximité de chez vous, … Dans tous les cas, vous avez signé un contrat pour bénéficier de l’expertise d’un professionnel aguerri à toutes les questions fiscales et comptables.
Si vous lisez ces lignes, c’est que vous vous interrogez sur la rupture de la lettre de mission confiée à votre comptable ou à votre agence d’expertise comptable. Vous souhaitez mettre fin à cette relation, et plusieurs raisons peuvent expliquer cette prise de décision.
Vous avez l’impression, que ce professionnel des déclarations fiscales ne comprend pas les spécificités de votre activité. Il faut dire que les étapes d’une mission comptable dans le domaine de la santé sont très spécifiques. Elles nécessitent une expertise pour mieux appréhender les questions d’honoraires, de remboursement, par l’Assurance Maladie ou par les mutuelles, … La communication avec votre cabinet passe mal et cela constitue une raison suffisante. Votre expert comptable doit avant tout être un partenaire de confiance au quotidien, un partenaire que vous comprenez facilement et qui vous comprend.
Le contrat signé avec votre partenaire définit une lettre de mission. Cette dernière liste tous les services assurés en s’appuyant sur cette expertise et définit les honoraires des experts en charge de votre dossier. Dans la durée, ces tarifs peuvent vous apparaitre trop élevés. Mais vous pouvez également estimer payer pour des services dont vous n’avez pas besoin. Vous êtes un professionnel de santé et non pas une entreprise multinationale … 😉
Tous les experts comptables ne proposent pas les mêmes prestations, et tous les cabinets ne garantissent pas la même rigueur et le même professionnalisme. Certes, l’Ordre des experts-comptables édicte des règles pour assurer des prestations conformes aux exigences légales. Mais le contrat signé avec votre cabinet peut se révéler insatisfaisant. Non-respect du délai dans la communication de certaines pièces, des missions mal définies ou aux contours trop flous, … Naturellement, cela vous conduit à envisager la rupture et à vous renseigner sur la durée du préavis et les conditions à respecter pour cette résiliation.
Année après année, vos besoins évoluent, comme vos ambitions et vos envies. Vous ambitionnez peut-être de créer une société, vous souhaitez préparer la transmission de votre entreprise dans les meilleures conditions, optimiser vos différentes déclarations fiscales, … De nouveaux besoins qui nécessitent de nouvelles expertises.
A ce stade, votre décision est prise puisque vous avez décidé de mettre en œuvre la résiliation de cette relation vous unissant avec votre cabinet comptable. Il vous faut alors respecter un formalisme et certaines règles. Changer de comptable ou de cabinet d’experts-comptables repose sur le respect des règles de droit mais aussi et surtout sur le contrat signé avec votre futur ancien prestataire. Relisez bien ce contrat pour connaître les détails et les modalités de cette résiliation.
Le contrat vous indique ainsi la date à laquelle vous pouvez résilier votre contrat. En général, un préavis de 3 mois avant la clôture de l’exercice comptable de l’année en cours est prévue. Respectez ce délai pour envoyer la fin des missions de votre prestataire. Pendant cette durée du préavis, votre ancien comptable poursuit toujours sa mission (gestion de votre dossier).
Le conseil Comptasanté : Pour éviter toutes complications et toutes difficultés, prévoyez une transition à la fin de votre exercice comptable. La mission sera facilitée pour votre nouveau prestataire. Attention, n’attendez pas le 31 décembre, souvent un préavis de 3 mois est imposé (soit avant le 30/09).
Vous devez donc envoyer la lettre de résiliation à votre ancien cabinet. Dans certains cas, votre contrat prévoit un simple mail ou un simple coup de téléphone. Une telle résiliation étant importante pour votre exercice professionnel, nous vous conseillons de toujours adresser votre lettre de résiliation en courrier recommandé avec accusé de réception. Cette lettre doit toujours contenir :
Cela semble évident, mais il est naturel de le préciser : vous devez être à jour dans le paiement des honoraires de votre comptable. Si ce n’est pas le cas, le code de déontologie, rédigé par l’Ordre des Experts-Comptables, prévoit un droit de rétention. Votre ancien comptable va exercer ce droit de rétention, en ne vous communiquant pas l’ensemble des documents dont vous avez besoin.
Notre conseil : lors de votre relecture du contrat, identifiez bien les éventuels frais de clôture pour éviter toute mauvaise surprise.
Par définition, il vous faut avoir déjà choisi un nouveau cabinet d’expert comptable, en ligne ou non. La transition doit permettre à ce dernier de récupérer l’ensemble des documents nécessaires pour pouvoir conduire la gestion de votre cabinet. Un accompagnement doit être prévu à toutes les étapes de cette transition : le point sur les dossiers et documents à récupérer, la synthèse des outils utilisés (un changement de comptable peut conduire à une adaptation des outils que vous utilisez au quotidien), … Tout cela doit vous aider dans le choix de votre nouveau prestataire.
Le conseil Comptasanté : Méfiez-vous des cabinets vous considérant comme un simple client. Par définition, vous faites partie de ses clients, mais vous devez avant tout choisir un partenaire, avec lequel la confiance est totale et la communication sans ombrage.
Mettre fin à la mission d’un comptable pour en désigner un nouveau représente un choix fréquent pour de multiples raisons. Entre la durée du préavis, l’assurance de ne pas souffrir d’une rétention de documents de la part de votre ancien cabinet, la mise en place des nouveaux outils et des nouvelles procédures, …, un tel changement exige de respecter de nombreuses règles et un formalisme établi (lettre de résiliation, lettre de mission, …). En revanche, confier cette mission comptable à un nouveau prestataire peut se révéler prometteuse, d’autant plus si votre nouvel expert est exclusivement spécialisé dans la gestion des professions libérales de santé, comme Comptasanté.
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