Administratif

Combien de temps conserver ses documents administratifs en profession libérale ?

13 mai, 2019

Combien de temps un pros de santé doit-il garder sa comptabilité professionnelle ? 

Selon l’Article L123-22,
« Les documents comptables et les pièces justificatives doivent être conservés pendant dix ans. »

C’est le postulat de base ! Cependant il convient d’y apporter quelques informations complémentaires. 

En effet, l’équipe comptasanté est en mesure de vous éclairer sur le sujet et de répondre concrètement à toutes les petites questions que vous vous posez sur la conservation de vos déclarations et justificatifs.

« La loi de finances rectificative pour 2016 assouplit les modalités de conservation des documents comptables et des pièces et factures justificatives établis ou reçus sur support papier, qui peuvent désormais être conservés pendant le délai de six ans prévu par l’article L 102 B, I du LPF, au choix de l’entreprise, sur support informatique ou sur support papier. »

Ainsi les professionnels de santé en libéral (médecins, dentistes, infirmières, kinés…) pourront tout simplement conserver leurs documents et factures de façon informatique en les numérisant immédiatement dès qu’ils les reçoivent sous forme papier. Les modalités de numérisation des factures papier permettant de garantir leur authenticité et leur intégrité seront définies par arrêté.

⏰ Aisi, selon la loi les livres et les registres comptables, ainsi que les pièces justificatives doivent être conservés pendant 6 an mais, chez Comptasanté, on préfère protéger nos clients et, d’expérience, on voit bien que parfois l’administration fiscale peut demander des pièces au-delà de la date pré-requise.

Tout ce qui est livres, registres, documents sur lesquels l’administration peut exercer un droit de contrôle, de communication ou d’enquête doivent être conservés 6 ans mais chez Comptasanté, on informe nos clients qu’une conservation de 10 ans est préférable !

Conservation des documents : les bonnes pratiques

Après avoir numérisé les documents de mes patients, dois-je garder la version papier ?

La réponse est non ! Plus besoin de garder la version papier une fois que les documents sont scannés.

Toutefois, attention « Pour que la copie numérique d’un document ait la même valeur de preuve qu’un original, il faut qu’elle soit considérée comme fiable. » « L’écrit sous forme électronique ne vaut preuve qu’à condition que son auteur puisse être dûment identifié et qu’il soit établi et conservé dans des conditions de nature à en garantir l’intégrité et porte la date de création du document.

 Comment conserver durablement les données des patients après une cessation d’activité ?

1er conseil : allégez vos données. Demandez à vos patients le nom de leur nouveau médecin, infirmière, kiné, ou orthophoniste, et transmettez à ce praticiens vos données, concernant le patient.

Combien de temps garder les dossiers de mes patients ?

Les Ordres professionnels donnent une durée indicative de 20 ans, « afin de vous permettre de disposer de preuves si un patient venait à engager votre responsabilité (les patients ont 10 ans pour agir en responsabilité à compter de la consolidation du dommage).  »

L’astuce du comptable : nous vous conseillons de les ranger dans un classeur, une pochette plastique par mois et si vous le pouvez, de les numériser, pour plus de sécurité en cas de perte des documents physiques.

🤐 Que se passe-t-il si vous ne respectez pas ces délais ?

Comme le dit l’article 1734 du Code général des impôts: “qu’une « amende de [5 000 euros] est applicable en cas d’absence de tenue [des] documents [demandés par l’administration dans l’exercice de son droit de communication] ou de destruction de ceux-ci avant les délais prescrits.»

Numérisation des documents comptables et factures : c’est possible ?

Selon l’article L 102 B du Livre des procédures fiscales, ces documents peuvent être conservés sur support informatique ou sur support papier pendant un délai de six ans.

Il est donc possible pour des factures établies originairement sur support papier de les transférer directement vers un support informatique.

Cependant quelques précisions s’imposent :

• cette numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant leur reproduction à l’identique (image et contenu)

Le praticien de santé en libéral peut donc scanner ses propres documents ou le faire faire par un tiers. Les documents devront être organisés et faire l’objet de contrôles internes (bien vérifier les dates, les montants, les intitulés sur les factures pour prouver qu’il s’agit bien de dépenses professionnelles)

Les documents devront également être impeccables en terme de lisibilité et l’intégrité des factures durant toute la période de conservation (6 ans) et devront être facilement consultables.

Nous vous recommandons une numérisation sous format pdf.

*https://www.legifrance.gouv.fr/jo_pdf.do?id=JORFTEXT000034307622 

Ainsi, conserver vos documents au moins 6 ans, c’est le postulat de base ! Cependant il convient d’y apporter quelques informations complémentaires. En effet, l’équipe compta santé est en mesure de vous éclairer sur le sujet et de répondre concrètement à toutes les petites questions que vous vous posez sur la conservation de vos déclarations et justificatifs.

FAQ à propos de la conservation des documents administratifs :

Combien de temps dois-je garder mes factures et mes justificatifs ?

Selon l’article L102 B : « Les livres, registres, documents ou pièces sur lesquels peuvent s’exercer les droits de communication, d’enquête et de contrôle de l’administration doivent être conservés pendant un délai de 6 ans à compter de la date de la dernière opération mentionnée sur les livres ou registres ou de la date à laquelle les documents ou pièces ont été établis. »
L’info en « + » : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…

Sous quelle forme ? Est-ce que je peux scanner mes factures ?

Conserver vos justificatifs en version papier suffit amplement. Cependant, il se peut que l’encre de certains tickets (attention, pas les tickets CB mais bien de réelles facturettes) s’efface. Il peut être pertinent de scanner les plus importantes, celle dont le montant serait significatif (plusieurs centaines d’euros).

Et mes 2035, liasses fiscales, annexes …. ? J’en fais quoi ?

Selon art. L.169 du livre des procédures fiscales, un praticien de santé en libéral est tenu de conserver ses déclarations 2035 (bénéfices non commerciaux (BNC) en régime réel) 2 ans à partir de l’année d’imposition (par ex., les éléments concernant les revenus de 2012, déclarés en 2013, doivent être conservés jusqu’à la fin 2014).
Concernant votre déclaration d’impôt sur le revenu, il faut la conserver 3 ans à partir de l’année d’imposition.
Selon l’article L. 174 du livre des procédures fiscales la déclaration CFE et la CVAE doivent être conservées 3 ans à partir de l’année d’imposition.
L’info en « + » : les délais sont portés à 10 ans, en cas d’activité occulte : fraude fiscale, travail dissimulé, absence de déclaration, activité illicite…

Combien de temps dois-je garder les statuts de ma SCI, SCM ?

Selon l’article 2224 du code civil, vous devez conserver les statuts d’une société pendant 5 ans à partir de la perte de personnalité morale (ou radiation du RCS).

J’ai un salarié dans le cadre de mon activité professionnelle (entretien de mon cabinet, secrétaire..), dois-je aussi conserver tous les documents le concernant ? Si oui, combien de temps ?

Vous avez un salarié (secrétaire, agent d’entretien..) : en tant qu’employeur vous êtes tenu de conserver les bulletins de paie (double papier ou version électronique) pendant 5 ans (art L. 3243-4 du code du travail). Idem pour les contrats de travail, salaires, soldes de tout compte, primes et indemnités.

En cas de contrôle fiscal, que dois-je présenter ? Combien d’années antérieures cela peut-il concerner ?

Pour l’impôt sur le revenu et l’impôt sur les sociétés, le droit de reprise de l’administration des impôts peut s’exercer jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due.
Quand le contribuable n’a pas rempli ses obligations légales auprès du centre de formalités des entreprises (CFE) ou du greffe du tribunal de commerce et n’a pas déposé ses déclarations dans les délais légaux, l’administration considère qu’il s’agit d’une activité occulte. Le délai de reprise est alors prolongé de sept ans : il peut s’exercer jusqu’à la fin de la dixième année suivant celle au titre de laquelle l’impôt est dû.

Mon livre-journal est sous forme informatique, combien de temps dois-je le conserver ?

Lorsque ces documents sont établis ou reçus sur support informatique, ils doivent être conservés sous cette forme pendant une durée au moins égale au délai de reprise de l’administration prévu à l’article L169 du LPF, c’est-à-dire jusqu’à la fin de la troisième année qui suit celle au titre de laquelle l’imposition est due.

Il me manque quelques factures du mois dernier, c’est grave docteur ? Qu’est-ce que je risque ?

Tout est une question de mesure… L’administration fiscale ne va pas vous imposer un contrôle fiscal pour avoir perdu le petit justificatif de votre « formule sandwich » à 8€ du 2 février 2016… ! Cependant, il est important de mettre en place cette routine de conservation des justificatifs au plus vite et de bien prendre le pli dès le début de votre activité en libéral. Investissez dans des classeurs, pochettes plastiques et autre rangements administratif pour éviter d’égarer vos factures professionnelles.
Sachez que vous pouvez parfois redemander un justificatif à une entreprise pour un achat effectué. Car tout comme vous, selon l’article L123-22 du code du commerce, une entreprise a le devoir de conserver ses pièces justificatives (bon de commande, factures clients et fournisseurs) 10 ans à partir de la clôture de l’exercice. Un petit mail ou courrier au service client, et hop, facture récupérée !

A quel nom dois-je mettre mes dépenses ?

Tous vos tickets et factures doivent être à votre nom. Il n’est pas obligatoires que vos factures soient notifiées à l’adresse utilisée pour votre activité professionnelle. Chaque dépense justifiée doit être effectuée dans l’intérêt de votre activité professionnelle en libéral (on oublie le coiffeur ou la nouvelle paire de chaussures…). Même si les textes de loi demandent une certaines interprétation, chaque dépense doit être conforme à la déontologie du métier. Vous hésitez à déduire telle ou telle dépense ? Contactez votre comptable dédié Compta Santé, c’est son métier, il tranchera pour vous !

Je sais d’office que le calcul de mes frais de déplacement ne sera pas effectué au réel mais aux IK (indemnités kilométriques), dois-je tout de même demander un justificatif de mes pleins d’essence à chaque fois et les tickets d’éventuels péages ?

Oui. Comme il est important de refaire le calcul chaque année (chez Comptasanté, on le fait d’office), ces tickets seront indispensables en cas de contrôle. S’il s’avère que le calcul au réel est le plus avantageux pour votre cas, vous êtes serein, vous avez tous les justificatifs des frais liés à vos déplacements.

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